1.1. Cadastro da Estrutura do Condomínio
O primeiro passo para configurar o seu sistema de gestão de condomínios é definir a estrutura do condomínio. A estrutura é fundamental para organizar e gerenciar as unidades habitacionais e as áreas comuns de forma eficiente.
Os condomínios podem ser divididos nas seguintes categorias:
Torres: Edifícios altos que contêm várias unidades residenciais distribuídas em andares.
Blocos: Estruturas menores que podem incluir diversas unidades, normalmente com 2 a 4 andares.
Lotes: Espaços individuais onde é possível construir casas ou residências.
Conjuntos: Grupos de casas ou apartamentos que compartilham áreas comuns.
Prédios: Estruturas residenciais de maior escala, como prédios de apartamentos.
Pavilhões: Espaços destinados a atividades de lazer ou convivência, como salões de festas ou áreas de churrasqueira.
Núcleos: Agrupamentos habitacionais que podem incluir residências em um planejamento comunitário.
Outros: Qualquer outra estrutura que se adeque ao perfil do seu condomínio.
Caso o seu condomínio seja formado por um único edifício, você pode utilizar a palavra "Único" na configuração da estrutura. Esta flexibilidade permite que o sistema se adapte às particularidades do seu condomínio, garantindo uma gestão mais precisa e eficiente.
 |  |
1.2. Cadastro de Unidades e Documentos
O que é: O coração do sistema. Aqui você registra todos os apartamentos ou casas do condomínio.
Como funciona: Crie cada unidade e anexe documentos essenciais diretamente a ela, como a matrícula do imóvel, plantas e outros arquivos importantes.
Benefício: Tenha um arquivo digital organizado e de fácil acesso, eliminando a necessidade de arquivos físicos.
É importante escolher um padrão para a nomenclatura das unidades, pois isso facilitará a organização do sistema. Exemplos: APT 101 BL 1, APT 303, CASA 1, SALA 202, SALA 203, etc.
Não esqueça de cadastrar o proprietário de cada unidade, pois essa responsabilidade deve ser do síndico/administrador. Para a segurança da administração do condomínio, é fundamental ter documentos que comprovem a titularidade de cada unidade. Caso seu condomínio não possua essas informações, sugerimos buscar auxílio dos serviços de cartório da sua cidade, pois só assim você terá 100% de segurança quanto à titularidade.
 |  |
Dica importante: Cada imóvel possui uma matrícula no Cartório de Registro de Imóveis da circunscrição correspondente (Escritura ou Matrícula do Imóvel). Você pode solicitar a certidão de matrícula atualizada, que trará o nome do proprietário registrado.
Como fazer:
Acesse o site do Cartório de Registro de Imóveis da cidade (alguns já permitem consulta online).
Solicite uma certidão de matrícula (custa em média de R$ 30 a R$ 60).
Você precisará do número da matrícula ou do endereço completo da unidade.
O cadastro de unidades é o local adequado para registrar essas informações e guardar esses documentos para consultas. Lembre-se de que qualquer informação cadastrada que não reflita a realidade pode comprometer a boa administração.
Um exemplo a ser citado é o fato de que pessoas podem tentar acessar unidades vazias em seu condomínio com o objetivo de cometer crimes. O síndico precisa ter a informação do titular desta unidade para que medidas possam ser tomadas.
Importante: Os dados dos condôminos são protegidos pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Portanto, devem ser utilizados somente para fins de administração do condomínio e não podem ser compartilhados com terceiros sem autorização.
1.3. Ficha de Moradores Digital e Inteligente
O que é: A evolução da antiga ficha de papel. Um cadastro completo de todos os moradores, proprietários e inquilinos.
Como funciona: O síndico tem, na palma da mão, todas as informações de contato, dados de veículos, pets e outras informações cruciais para a administração. Tudo protegido e em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Diferencial – Atualização Simplificada: Chega de correr atrás de formulários! Com apenas um clique, o síndico envia um link seguro para o morador, que pode atualizar seus próprios dados diretamente pelo celular ou computador. Simples, rápido e eficiente.
 |  |  |  |
1.4. Cadastro de Funcionários e Prestadores de Serviços
O que é: Um diretório centralizado com informações de todos os funcionários do condomínio e empresas terceirizadas (manutenção, segurança, jardinagem, etc.).
Benefício: Acesse rapidamente contatos e informações contratuais, facilitando a gestão de equipes e serviços.
1.5. Mapa de Garagem Digital
O que é: Uma representação visual de todas as vagas de garagem e os veículos a elas associados.
Benefício: Tenha um controle total dos veículos no condomínio, facilite a identificação em emergências e otimize a gestão das vagas.